Reçu de loyer ou quittance : deux documents différents
La quittance atteste que le locataire a payé l'intégralité du loyer et des charges d'une période. Le reçu atteste seulement qu'une somme a été versée, sans libérer le locataire du reste. Les deux se ressemblent sur le papier, mais leur portée n'a rien à voir : l'un solde, l'autre constate un acompte. Le tableau complet des différences est dans notre guide quittance ou reçu de loyer.
Article 21 de la loi du 6 juillet 1989 (extrait)« Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. »
Point important : la quittance n'est due que si le locataire la demande, alors que le reçu est une obligation dès qu'il y a paiement partiel. Refuser de le délivrer expose le bailleur aux sanctions prévues par la loi, que nous détaillons dans le guide sur la quittance obligatoire.
Ce que doit indiquer un reçu de loyer
La loi n'impose pas de modèle. Pour que le document soit clair et utile en cas de désaccord, il doit permettre de répondre à quatre questions : combien, pour quelle période, sur quel montant dû, et combien il reste.
- Les parties et le logement : nom du bailleur, nom du ou des locataires, adresse du logement loué.
- La somme reçue et la date à laquelle elle a été reçue, avec le moyen de paiement si vous le souhaitez.
- La période concernée : le mois (ou les mois) auquel ce versement se rapporte.
- Le rappel des sommes dues pour cette période, en distinguant le loyer et les charges.
- Le reste dû après ce versement.
- La date et la signature du bailleur ou de son mandataire.
Le générateur ajoute automatiquement la mention « Ce reçu ne vaut pas quittance ». Elle lève toute ambiguïté : ni le locataire ni un tiers ne pourra présenter ce document comme la preuve que le mois est réglé.
Exemple chiffré
Exemple : le bail prévoit un loyer de 720 € et une provision pour charges de 60 €, soit 780 € par mois. Pour le mois d'octobre, le locataire vire 500 € le 5 octobre.
| Élément | Montant |
|---|
| Loyer d'octobre | 720,00 € |
| Provision pour charges | 60,00 € |
| Total dû pour octobre | 780,00 € |
| Somme reçue le 5 octobre | 500,00 € |
| Reste dû | 280,00 € |
Vous remettez un reçu de 500 € pour octobre, qui mentionne le reste dû de 280 €. Si le locataire verse ensuite 200 €, un nouveau reçu indiquera 700 € reçus au total et 80 € restants.
Créer un reçu de loyer
Quand le solde arrive : la quittance du mois
Dès que le locataire a tout réglé pour la période, vous lui délivrez la quittance du mois, pour le montant total (780 € dans l'exemple), avec le détail loyer et charges. Elle remplace les reçus pour ce mois : c'est désormais elle qui fait foi. Gardez tout de même les reçus avec vos relevés bancaires, ils retracent l'historique des versements.
Si les retards se répètent sur plusieurs mois, une quittance récapitulative n'est à délivrer que pour les mois entièrement payés. Un mois encore incomplet reste couvert par un reçu.
Ne pas remettre une quittance « pour faire plaisir »Une quittance délivrée alors qu'il manque de l'argent laisse penser que tout est payé. Il devient alors difficile de réclamer le solde. Tant que le mois n'est pas réglé en entier : reçu, jamais quittance.
Que faire si le reste n'est pas payé ?
Un paiement partiel n'est pas toujours un signe d'alerte : un salaire versé en retard ou une aide au logement décalée suffisent à l'expliquer. Commencez par en parler avec votre locataire. Les grandes étapes, décrites par Service-Public.fr, sont ensuite les suivantes :
- Une relance amiable : appel, message, puis lettre simple rappelant le montant restant dû.
- Une relance écrite plus formelle, par lettre recommandée avec accusé de réception, qui garde une trace datée.
- La caution ou l'assurance : si le bail prévoit un garant, une garantie Visale ou une assurance loyers impayés, vous pouvez les solliciter.
- La procédure : au-delà, un commandement de payer délivré par un commissaire de justice peut ouvrir la voie judiciaire.
Les conditions, délais et obligations de signalement (notamment auprès de la Caf ou de la MSA lorsque le locataire perçoit une aide) dépendent de chaque situation : reportez-vous à la fiche de Service-Public.fr citée en source avant toute démarche, ou faites-vous conseiller. Pendant tout ce temps, continuez à délivrer un reçu pour chaque somme encaissée.
Et pour le dépôt de garantie ou des frais ?
Ce reçu concerne uniquement le loyer et les charges d'une période. Le dépôt de garantie versé à l'entrée ou d'autres sommes (régularisation de charges, par exemple) ne sont pas l'objet de ce document : mentionnez-les dans le bail, l'état des lieux ou un courrier séparé, pour ne pas mélanger ce qui relève du loyer et le reste.